Reiseabrechnung

Die DB Reisekosten-App funktioniert denkbar simpel: Einfach die Reisedaten in die App eingeben, Belege über die App mit dem Smartphone fotografieren und alles per Knopfdruck an den DB Personalservice senden – klick, klack, fertig.

Die Vorteile der DB Reisekosten-App im Überblick

• Die DB Reisekosten-App kann auf privaten und dienstlichen Smartphones verwendet werden.
• Sie können Belege direkt in der App fotografieren oder digitale Belege hochladen.
• Vorausgefüllte Datenfelder erleichtern den Antrag und minimieren Fehler.
• Dank Statusmeldungen sind Sie immer über den Bearbeitungsstand der Reisekostenabrechnung informiert.
• Sie haben die Möglichkeit, Vorlagen für häufige Reiseziele anzulegen.
• Beträge Ihrer Belege müssen Sie nicht mehr eingeben.
• Ihre gesendeten Anträge haben Sie jederzeit im Überblick.
• Persönliche Angaben müssen nur einmal erfasst werden.

So installieren Sie die DB Reisekosten-App auf Ihrem Smartphone

Hier können Sie die App für das jeweilige Betriebssystem runterladen:

Sie haben die DB Reisekosten-App bereits auf Ihrem Handy und sie öffnet sich nicht mehr (zum Beispiel nach einem Update)? Leider kommt es bei Apple-Endgeräten in seltenen Fällen dazu, dass das Update nicht vollständig durchläuft. Bitte deinstallieren Sie in einem solchen Fall die DB Reisekosten-App von Ihrem Handy und laden Sie wie oben beschrieben erneut herunter.

Diese Informationen betreffen Tarif-Arbeitnehmende von DB-Unternehmen in Deutschland, für die der BasisTV, der LfTV, LrfTV, ZubTV oder DispoTV beziehungsweise entsprechende Regelungen in anderen Tarifverträgen gelten sowie Auszubildende und Dual Studierende, die dem Geltungsbereich des NachwuchskräfteTV EVG bzw. des NachwuchskräfteTV GDL unterliegen.

Seit dem 1. Januar 2020 erhalten Tarif-Arbeitnehmende bei Firmenreisen eine Entschädigung für die betrieblich notwendige Wegezeit, die nicht bereits durch die Arbeitszeitanrechnung abgedeckt ist, in Höhe von 10 € brutto je voller Stunde außerhalb der Arbeitszeit. Auszubildende und Dual Studierende erhalten 3 € brutto.

Was ist Wegezeit?

Wegezeit ist die tatsächlich notwendige Zeit, um vom Wohnsitz oder der 1. Tätigkeitsstätte zum auswärtigen Beschäftigungsort beziehungsweise der Unterbringung an diesem Ort zu gelangen und zurück. Dabei umfasst die Wegezeit immer die Zeit, die für den schnellsten Weg von A nach B benötigt wird. Die Entschädigung ist auf max. 8 Std./Tag begrenzt.

Wie geben Sie Ihre Wegezeit in Ihrem Reisekostenantrag an?

Die Wegezeitentschädigung kann über die DB Reisekosten-App bzw. das Reisekosten-Formular beantragt werden. Ihre Arbeits- und Wegezeiten erfassen Sie je Reisetag. Geben Sie daher das Datum des Reisetages an, für den Sie Ihre Zeiten erfassen möchten. Anschließend tragen Sie Ihre tatsächlich geleistete Arbeitszeit in Stunden und Minuten in den Antrag ein. Bitte summieren Sie hierzu alle Ihre an dem Tag geleisteten Arbeitszeiten zu einem Wert. Ihre Wegezeit geben Sie bitte ebenfalls in Stunden und Minuten in Ihrem Antrag an. Auch für diesen Wert bilden Sie bitte die Summe aller Wegezeiten. Kreuzen Sie anschließend noch an, ob es sich bei dem Reisetag um einen arbeitsfreien Tag (Mo-Sa, kein Sonntag/gesetzl. Feiertag) gehandelt hat. Bei Firmenreisen an einem arbeitsfreien Sonntag oder arbeitsfreien gesetzlichen Feiertag gilt weiterhin die bestehende Entschädigungsregelung. Füllen Sie für diesen Reisetag keine Zeile im Abschnitt „Angaben zur Wegezeit“ aus.

Zugewiesene Beamt:innen erfassen die Daten zur Arbeits- und Wegezeit in der Reisekostenabrechnung, damit diese zum Zwecke der Personalkostenerstattung an das BEV abgerechnet werden können. Ein Anspruch auf Zahlung der Wegezeitentschädigung besteht nicht.

Wie wird die Wegezeitentschädigung ausbezahlt?

Bei der Wegezeitentschädigung handelt es sich um steuer- und sozialversicherungspflichtiges Entgelt (im Gegensatz etwa zu Auslagenerstattungen oder der Verpflegungspauschale). Daher finden Sie die Beträge für Ihre Wegezeitentschädigung aus abrechnungstechnischen Gründen in Ihrer Entgeltabrechnung. Anhand der Entgeltbescheinigung kann nicht auf die einzelne Reise differenziert werden, es wird der gesamte Abrechnungsmonat ausgewiesen. Die Information darüber, wieviel Wegezeit Ihnen pro Reise angerechnet wurde, finden Sie in Ihrer Reisekostenabrechnung.

Wo kann ich sehen, wieviel Wegezeitentschädigung mir pro Reise angerechnet wird?

Die Wegezeitentschädigung pro Reise finden Sie auf Ihrer Reisekostenabrechnung. Der Erstattungsbetrag auf der Reisekostenabrechnung ist 0, da es sich bei der Wegezeitentschädigung um ein steuer- und sozialversicherungspflichtiges Entgelt handelt, welches über das Monatsentgelt und nicht mit den auf der Reisekostenabrechnung ausgewiesenen Auslagenerstattungen oder Verpflegungspauschalen ausbezahlt wird.

Wann wird die Wegezeitentschädigung ausbezahlt? 

Da es sich bei der Wegezeitentschädigung um ein steuer- und sozialversicherungspflichtiges Entgelt handelt, müssen mit dem Entgelt verbundene Fristen eingehalten werden. Im Regelfall wird die Wegezeit über die nächstmögliche Entgeltabrechnung (meist im Folgemonat) ausbezahlt. Die erstmalige Auszahlung für den Monat Januar erfolgt rückwirkend mit der Entgeltabrechnung im Februar.

Zur besseren Nachvollziehbarkeit und aus steuerlichen Gründen wird die Wegezeitentschädigung in Form einer Nachberechnung für den Monat ausgewiesen, in dem die Reise begonnen wurde. Reisen können bis (maximal) 6 Monate rückwirkend eingereicht werden.

Beispiel: Sie tätigen eine Firmenreise im Januar, reichen Ihren Antrag auf Reisekostenerstattung für diese Reise jedoch erst im März ein. Mit der Entgeltabrechnung für April erhalten Sie eine Nachberechnung der Entgeltabrechnung für Januar, in der die Wegezeitentschädigung für die im Januar getätigte Firmenreise abgebildet ist.

Zu welchem Monat wird die Wegezeitentschädigung für monatsübergreifende Firmenreisen gerechnet?

Der Reisebeginn der Firmenreise ist entscheidend für den Abrechnungsmonat.

Beispiel: Sie tätigen einen Firmenreise vom 29.01.2020 bis 02.02.2020. Wenn Sie bei Ihrem Antrag auf Reisekostenerstattung Wegezeitentschädigung geltend machen, wird die Wegezeitentschädigung zum Januar gerechnet, da der Reisebeginn im Januar lag.