Firmenreise-Vorschuss

Kennen Sie das auch? Bei Ihnen steht eine Firmenreise an und Sie wissen schon im Voraus, dass die zu verauslagenden Kosten für die Übernachtungs-, die Neben- oder die Fahrkosten sehr hoch sein werden? Dann haben Sie die Möglichkeit, einen Vorschuss über mindestens 50 Euro zu beantragen. Nutzen Sie dafür entweder die DB Reisekosten-App oder ein Papierformular. Damit das Geld rechtzeitig vor der Firmenreise bei Ihnen ankommt, sollten Sie Ihren Vorschussantrag bestenfalls vier Wochen vor dem geplanten Reisebeginn an den DB Personalservice senden. Denken Sie immer daran, Ihre Firmenreise unmittelbar nach Reiseende zur Abrechnung an den DB Personalservice zu senden, um Rückforderungen zu vermeiden.

Verrechnung im Rahmen der Reisekostenabrechnung

Der Vorschuss wird mit den tatsächlich verauslagten Kosten verrechnet. Reichen Sie dazu Ihre Reisekostenanträge spätestens vier Wochen nach Ende Ihrer Firmenreise ein.

Gut zu wissen: Wenn Sie den Vorschuss über die DB Reisekosten-App beantragt haben, können Sie diesen mit wenigen Klicks in Ihren Reisekostenantrag umwandeln. Klicken Sie dazu in der DB Reisekosten-App unter „Reise abrechnen“ auf den Button „Reise mit Vorschuss“. Alle Daten aus Ihrem Vorschussantrag werden dann in die Eingabemasken übertragen und Sie müssen nur noch die tatsächlichen Reisedaten, Ihre Belege und gegebenenfalls Angaben zur Wegezeit ergänzen.

Wenn Ihr Antrag dann im DB Personalservice bearbeitet wird, wird Ihr Vorschuss mit den zu erstattenden Auslagen verrechnet. Wenn Ihre Reisekosten am Ende der Reise geringer waren als der beantragte Vorschuss, wird die Differenz von Ihrem Entgelt einbehalten. Deswegen beantragen Sie bitte immer nur Vorschüsse in der Höhe der tatsächlich zu erwartenden Kosten.

Wenn die Firmenreise sich verschiebt oder ausfällt

Falls Sie bereits für eine Firmenreise einen Vorschuss beantragt haben, diese dann aber verschoben oder storniert wird, informieren Sie bitte den DB Personalservice via E-Mail (personal-direkt@deutschebahn.com). Bitte teilen Sie Ihre Personalnummer, die Höhe des Vorschusses sowie den ursprünglich geplanten Reisezeitraum mit. Ihr Vorschuss wird dann für Sie storniert. Sollte sich die Reise nur verschieben, können Sie nach der Stornierung einen neuen Vorschuss für das geänderte Reisedatum einreichen.

Tipp für Vielreisende: Sie reisen häufig mit hohen Auslagen, sind Nachwuchskraft oder Mitarbeiter:in mit monatlichen Fixkosten, die über die Reisekosten erstattet werden? In diesem Fall können Sie einen Dauervorschuss für Reisekosten beantragen. Alle Informationen finden Sie hier in Meine DB (Intranet).